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Evaluierungsprozess

Im Kern der von uns durchgeführten Evaluierungen steht eine vollständig anonyme Befragung der Gremienmitglieder auf Basis eines Online-Fragebogens. ECBE PUBLIC verfügt über einen speziell für den öffentlichen Bereich entwickelten Fragebogen, der jeweils in Abstimmung mit dem betroffenen Unternehmen bzw. dem Gremium unternehmensspezifisch angepasst wird. Dabei wird darauf geachtet, dass die Durchführungsdauer 30 Minuten nicht übersteigt. Generell basiert der Fragebogen auf der mehrjährigen Erfahrung bei der Durchführung von Effizienzprüfungen, wissenschaftlicher Analysen zur Ableitung von Erfolgsmustern erfolgreicher Gremien sowie praktischer Erfahrungen der Gremienarbeit


(Digitale) Durchführung des Evaluierungsprozesses

Die Effizienzprüfung von ECBE PUBLIC wird vollständig digital, d.h. onlinebasiert, durchgeführt. Die Technologie ist dabei so gestaltet, dass Gremienmitglieder jegliche Form von Endgerät verwenden können (Mobilfunkgerät, Pad, PC, Laptop, etc.), wodurch die Bearbeitung des Fragebogens flexibel gestaltet ist. Sollten einzelne Gremienmitglieder eine schriftliche Beantwortung des  Fragebogens präferieren, ist auch diese Möglichkeit technisch  hinterlegt. Zudem ist sichergestellt, dass die Gremienmitglieder  die Onlinebefragung jederzeit unterbrechen können bzw. bei einer extern verursachten Unterbrechung keine Daten verloren gehen. Im Rahmen der Befragung haben die Gremienmitglieder nicht nur die Möglichkeiten die vorher abgestimmten Fragen zu beantworten, sondern können zudem Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge in den dafür vorgesehenen Textfeldern unterbreiten. Diese Flexibilität vereinfacht den Bearbeitungsprozess erheblich. Der zeitliche und administrative Aufwand ist deutlich reduziert. Des Weiteren ist während des gesamten Evaluierungszeitraums eine Hotline eingerichtet, an die sich die Gremienmitglieder bei inhaltlichen und technischen Fragen wenden können.


Inhaltlicher Einschluss aller Aspekte der Gremienarbeit

Die Evaluierung von ECBE PUBLIC adressiert alle wesentlichen Aspekte der Gremienarbeit. Dabei ist wichtig, dass nicht lediglich formale, sondern auch informelle Aspekte aufgenommen werden. Abhängig von einzelnen Aufsichtsratscharakteristiken (z. B. obligatorischer vs. fakultativer Aufsichtsrat) werden die Fragen innerhalb der Themenbereiche unternehmensspezifisch angepasst.


Management Summary & Auswertungsbericht

Die Auswertungsergebnisse fließen zum einen in eine kompakte und präzise Management Summary. Diese bietet die wesentlichen Ergebnisse auf einen Blick. Zudem werden konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Gremienarbeit übersichtlich dargestellt. Der detaillierte Ergebnisbericht enthält zusätzlich die vollständigen Auswertungen für die Einzelfragen sowie die aggregierten Ergebnisse für die unterschiedlichen Themenbereiche der Effizienzprüfung. Inhalte und Prozess der durchgeführten Effizienzprüfung werden vollständig dokumentiert. Der Auswertungsbericht ist so gestaltet, dass er als Gremienvorlage selbsterklärend ist und keine weiteren vertiefenden Erläuterungen (z.B. durch den Gremienvorsitzenden) notwendig sind. Der Ergebnisbericht trägt damit einer möglichen Dokumentationspflicht als auch der Möglichkeit zur Belegung der Durchführung einer Effizienzprüfung umfassend Rechnung.


Gewährleistung der Anonymität

Die Anonymität der Gremienmitglieder und ihrer Antworten ist über den gesamten Befragungs- und Auswertungszeitraum gewährleistet. Es erfolgt keine individuelle Beurteilung der einzelnen Gremienmitglieder und ihrer individuellen Kompetenzen. Die Einhaltung höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards ist zu jeder Zeit sichergestellt.


Schulungstool & Zertifikat

ECBE PUBLIC bietet die Möglichkeit, dass die Selbstevaluierung gleichzeitig als Schulungstool genutzt werden kann. Bei den einzelnen Fragen ist die Implementierung von Hinweistexten zu den bei der Frage zugrundeliegenden gesetzlichen bzw. regulatorischen Vorgaben möglich, wodurch die Gremienmitglieder während der Beantwortung des Fragebogens die Anforderungen repetieren können. Gleichzeitig erhalten die teilnehmenden Gremienmitglieder nach Durchführung der Selbstevaluierung ein Zertifikat, welches die Teilnahme an der Effizienprüfung dokumentiert.